Alois Dallmayr Kaffee oHG hat sein SAP Cloud ERP Private gemeinsam mit Innovabee in gut dreieinhalb Monaten auf das aktuelle SAP-Release gebracht. Der Wechsel war nötig, weil das beim Go-live 2021 eingeführte Release Ende 2026 aus der Wartung läuft. Innovabee begleitete das Projekt im Modell des Upgrade Coachings, während Dallmayr das Upgrade weitgehend mit eigenen Kräften umsetzte. Ergebnis: ein planmäßiges Go-live-Wochenende ohne Betriebsunterbrechung und eine aktuelle technologische Basis für Joule und künftige SAP-Innovationen.
Ein Jahr nach dem Go-live stand für Alois Dallmayr Kaffee oHG schon das nächste SAP-Projekt an. In gut dreieinhalb Monaten brachte das Familienunternehmen sein SAP Cloud ERP Private gemeinsam mit Innovabee auf das aktuelle Release, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.
Dallmayr zählt zu den bekanntesten Marken Deutschlands. Die Produktionsstandorte liegen unter anderem in München, Bremen und Braunschweig. Erst ein Jahr zuvor war das Unternehmen gemeinsam mit Innovabee mit SAP Cloud ERP Private unter RISE with SAP live gegangen, wie wir in unserem Case zum Umstieg auf die Private Cloud beschrieben haben. Nun stand der nächste Schritt an, den viele Cloud-ERP-Kunden früher oder später gehen müssen: ein Release-Upgrade.
Warum das Release-Upgrade auf SAP Cloud ERP Private jetzt anstand
Der Go-live war seinerzeit mit SAP-Release 2021 erfolgt, welches Ende 2026 aus der Wartung läuft. Daher war ein Releasewechsel in diesem Jahr noch zwingend notwendig. Patrick Bauer, Teamleiter SAP bei Dallmayr (Name von der Redaktion geändert), bringt es auf den Punkt: „Wir sind aus dem fünfjährigen Wartungsfenster ausgelaufen. Alternativen zum Upgrade gab es keine.“
Hinzu kam ein zweiter Grund: In einem weiteren Unternehmen der Dallmayr Gruppe sollte SAP ausgerollt werden, und dafür wollte Dallmayr eine möglichst aktuelle technologische Basis schaffen.
Upgrade Coaching statt Komplettprojekt: Dallmayr und Innovabee im SAP-Release-Upgrade
Anders als beim ursprünglichen Umstieg übernahm Dallmayr das Release-Upgrade weitgehend mit eigenen Kräften. Innovabee begleitete das Projekt im Modell des Upgrade Coachings, als Ansprechpartner im Hintergrund, der bei Bedarf unterstützt, ohne von Anfang an operativ im Projekt zu stecken. Marcus Prutzer, Customer Success Manager bei Innovabee, bringt die Rolle auf den Punkt: „Ich würde das Release-Projekt „Coaching“ nennen.“
Wie eng die Zusammenarbeit auf der technischen Basis-Seite dennoch war, beschreibt Nicolas Melchert, Senior SAP Basis Berater bei Dallmayr: „Man weiß, dass im Bedarfsfall immer jemand erreichbar ist. Das macht die Zusammenarbeit sehr angenehm und gibt uns zusätzliche Sicherheit.“ Das Team forderte für das Upgrade-Wochenende sicherheitshalber eine Rufbereitschaft an, obwohl diese am Ende gar nicht nötig war. Für Melchert war das ein bewusster Sicherheitspuffer: „Es geht eigentlich immer nur darum, dass es an dem Wochenende klappt. Dann lieber auf Nummer sicher gehen.“
Herausforderungen beim SAP-Release-Upgrade: Design Freeze und Controlling-Überraschung
Damit während des laufenden Upgrades keine Diskrepanzen zwischen Entwicklungs-, Qualitäts- und Produktivsystem entstehen, verhängte Dallmayr für die Projektlaufzeit einen strikten Design Freeze. Da keine zusätzliche Sandbox-Landschaft zur Verfügung stand, musste jede fachliche Änderungsanforderung während dieser Zeit einzeln bewertet werden. Regelmäßige Abstimmungen, intern „Emergency Change Meetings“ genannt, entschieden von Fall zu Fall, ob eine Anforderung wirklich zwingend war.
Parallel dazu testete das Team gemeinsam mit Key Usern und Fachbereichen über 200 Testfälle in SAP Cloud ALM, für alle Beteiligten der erste Releasewechsel überhaupt. „Wir haben einen 80-20-Ansatz gewählt. 80 Prozent haben wir getestet, 20 Prozent waren Risiko“, beschreibt Patrick Bauer die Abwägung. Am Ende zeigte sich die größte Überraschung im Controlling: Zahlreiche bestehende Kacheln funktionierten nach dem Upgrade nicht mehr, hier entstand der Großteil der gefundenen Defekte. Bauer resümiert: „Das war unser größter unerwarteter Ballon.“ Alle Defekte konnten aber behoben werden.
In der Entwicklungsphase kam es zwischenzeitlich zu Verzögerungen. Ein ausreichend gepufferter Zeitplan, den Innovabee auf Basis ihrer Erfahrung mit RISE with SAP von Anfang an empfohlen hatte, fing diese Verzögerungen aber am Ende zuverlässig auf.
Das Go-live-Wochenende: ein Smoke-Test auf die Minute
Statt aller rund 200 Testfälle führte das Team am Go-live-Wochenende nur einen gezielten Smoke-Test durch: zehn bis zwölf ausgewählte Prozesse in einem festen Zeitfenster von zwei Stunden, darunter auch der Schnittstellentest für die Palettenproduktion in Berlin, bei dem Daten aus SAP heraus und wieder zurück in das System laufen. „Wir hatten uns zwei Stunden dafür gegeben, und wir haben es in den zwei Stunden auch geschafft“, erinnert sich Patrick Bauer an den relativ entspannten Samstag.
Mehrwerte nach dem Go-Live: Readiness für Joule und SAP-Innovationen
Mit dem Release-Upgrade ist Dallmayr wieder auf dem aktuellen Stand von SAP Cloud ERP Private und damit für die kommenden Jahre vom nächsten Pflicht-Upgrade befreit. Gleichzeitig legte das Projekt die technologische Basis für das Folgeprojekt am nächsten Produktionsstandort. Auch funktional hat sich einiges getan: Joule lässt sich jetzt nutzen, und laut Nicolas Melchert ist Dallmayr grundsätzlich bereit für kommende SAP-Innovationen: „Es ist einfach diese Readiness für alles, was aktuell kommt. Man muss nicht erst zusätzliche Hinweise einspielen, man ist einfach bereit für den nächsten Schritt.“
Nächste Schritte: Rollout-Projekt A.IDA und weitere SAP-Innovationen
Der nächste Meilenstein heißt A.IDA: der Rollout der bestehenden SAP-Standardprozesse auf die Firma Azul in Bremen, einem weiteren Produktionsstandort der Gruppe. Das auf rund ein Jahr angelegte Projekt soll die Arbeitsabläufe zwischen den Standorten weiter vereinheitlichen und unter anderem eine Anbindung an SAP Integrated Business Planning umfassen. Auch der weitere Ausbau von Joule sowie von SAP Cloud ALM für die technische und prozessseitige Überwachung im laufenden Betrieb stehen auf der Agenda.
Fazit und Tipps für SAP-Release-Upgrades von Dallmayr
Auf die Frage nach den wichtigsten Tipps für Unternehmen, die ein ähnliches Projekt planen, nennen Patrick Bauer und Nicolas Melchert drei Punkte.
- Frühzeitig und sorgfältig eigene Testfälle erarbeiten und deren Durchführung konsequent einplanen, statt sich erst kurz vor dem Go-live damit zu beschäftigen.
- Einen echten Design Freeze klar kommunizieren und durchsetzen, mit einer eng begrenzten Liste an Ausnahmen für wirklich dringende Änderungen.
- Ausreichend SAP-Basis-Expertise einplanen, ob intern oder über einen erfahrenen Partner, denn gerade unter RISE with SAP erfordert ein Upgrade viel Koordination, Prozesswissen und eine realistische Zeitplanung.
Unser Fazit
Ein Release-Upgrade klingt nach Routine, ist bei einer gewachsenen SAP-Landschaft aber ein Projekt mit eigenen Tücken. Bei Alois Dallmayr Kaffee oHG hat eine Kombination aus striktem Design Freeze, engagierten Key Usern und einem gepufferten Zeitplan dafür gesorgt, dass der Wechsel auf das aktuelle Release punktgenau gelang, inklusive einer echten Überraschung im Controlling. Unternehmen, die vor einem ähnlichen Upgrade stehen, sollten genau diese Kombination aus Testdisziplin, klaren Regeln und erfahrener Begleitung von Anfang an einplanen. Wer mit Innovabee über ein anstehendes SAP-Release-Upgrade sprechen möchte, findet hier den passenden Kontakt.
FAQ
Warum musste Dallmayr sein SAP Cloud ERP Private jetzt upgraden?
Der ursprüngliche Go-live war mit SAP-Release 2021 erfolgt, das Ende 2026 aus der Wartung läuft. Damit war ein Releasewechsel in diesem Jahr zwingend notwendig, Alternativen gab es laut Dallmayr keine. Hinzu kam, dass ein weiteres Unternehmen der Dallmayr Gruppe künftig auf SAP umgestellt werden soll und dafür eine aktuelle technologische Basis nötig war.
Was bedeutet "Upgrade Coaching" bei diesem SAP-Projekt?
Anders als beim ursprünglichen Umstieg übernahm Dallmayr das Release-Upgrade weitgehend mit eigenen Kräften. Innovabee begleitete das Projekt im Hintergrund als Ansprechpartner, der bei Bedarf unterstützt, ohne von Anfang an operativ eingebunden zu sein. Diese Rolle bezeichnet Innovabee selbst als Coaching statt als klassisches Umsetzungsprojekt.
Welche Herausforderungen gab es beim Release-Upgrade?
Während der Projektlaufzeit galt ein strikter Design Freeze, jede fachliche Änderungsanforderung wurde einzeln in sogenannten Emergency Change Meetings bewertet. Das Team testete über 200 Testfälle in SAP Cloud ALM nach einem 80-20-Ansatz. Die größte Überraschung zeigte sich im Controlling, wo zahlreiche bestehende Kacheln nach dem Upgrade nicht mehr funktionierten, alle gefundenen Defekte konnten aber behoben werden.
Was bringt das Release-Upgrade Dallmayr für die Zukunft?
Dallmayr ist mit dem Upgrade wieder auf dem aktuellen Stand von SAP Cloud ERP Private und für die kommenden Jahre vom nächsten Pflicht-Upgrade befreit. Funktional lässt sich nun unter anderem Joule nutzen, zudem sieht sich das Unternehmen grundsätzlich bereit für kommende SAP-Innovationen. Das Projekt legte außerdem die technologische Basis für den nächsten Rollout-Schritt in der Unternehmensgruppe.
