Migration von SAP Business One zu SAP Cloud ERP und der SAP Business Suite

In dieser Phase definieren wir den Scope des Projekts und bereiten einen Vorschlag für den Projektplan vor:

• Vorstellung SAP Cloud ERP:
  
  • Wir vermitteln Ihnen einen Eindruck des ERP-Systems und einem möglichen Projekt
    
• Projektvorgehen:  
  
  • Wir schaffen mit Ihnen ein Grundverständnis für die SAP Activate Methodik sowie das Tool SAP Cloud ALM
  • Wir führen das Cloud Mindset bei allen Projektbeteiligten ein
  • Gemeinsam mit Ihnen definieren wir die Projektziele
• Digital Discovery Assessment:
  
  • Ein Scoping-Workshop wird durchgeführt, um herauszufinden, in welchem Umfang SAP Cloud ERP zu Ihnen passt
  • Im Workshop klären wir die Projektinhalte inkl. Phasen und analysieren Ihre Prozesse

• Vertrag:
  
  • Dieser enthält u.a. eine Leistungsbeschreibung und eine Zuständigkeitsmatrix zur Aufgabenteilung im Projekt
• Ergebnispräsentation:  
  
  • Mithilfe einer Prozesslandkarte stellen wir Ihnen einen Vorschlag für Ihre künftige Systemlandschaft um SAP Cloud ERP vor
  • Wir bereiten einen möglichen Projektzeitplan inkl. Meilensteine und Investitionsrahmen sowie ein mögliches Projektteam vor

 Als Nächstes wird das Startersystem eingerichtet, die Standardprozesse durchgearbeitet und das Cloud-Mindset vertieft:

• Best Practice Prozesse:
  
  • Die Prozesse werden von den Key Usern durchgebucht und verstanden
• Projektvorgehen:
  
  • Das Projekt startet mit einem Kick-off Termin mit allen Key Usern, der Projektleitung und der Projektsteuerung
• Prozessliste:
  
  • Eine Prozessliste mit allen SAP-Standardprozessen sowie den kundenspezifischen Prozessen wird angelegt
• Startersystem:  
  
  • Ein SAP-System mit den SAP Best Practice Prozessen und Stammdaten werden den Key Usern des Unternehmens zur Verfügung gestellt
  • Im System sind alle Um- und Subsysteme definiert
  • Alle Key User erhalten einen Zugriff auf die Systeme
• Set-Up Workshops mit dem jeweiligen Fachbereich:
  
  • Alle Vorlagenanforderungen stellen wir in Cloud ALM vor bzw. bereit
  • Die Key User erhalten einen Überblick über die Stammdaten
  • Die ausgewählten Scope Items werden bereitgestellt, inkl. der von den Key Usern durchzuspielenden Best Practice Prozesse
  • Wir terminieren Coachingtermine mit allen Key Usern
• Cloud Mindset:
  
  • Das Cloud Mindset wird bei den Key Usern weiter verankert, um sie zur Durchführung der nächsten Phasen zu befähigen
• Vorbereitung Explore-Phase:
  
  • Der Fit-to-Standard Workshop wird vorbereitet und geplant

Mithilfe von Workshops legen wir das Vorgehen zur Schließung aller Gaps fest, klären technische Anliegen wie Schnittstellen, Formulare und Berechtigungen und bereiten mit Ihnen die Datenmigration als auch die Tests im System vor:

• Fit-to-Standard Workshop:
  
  • Die SAP Best Practice Prozesse werden im System getestet
  • Wir definieren die Anforderungen – diese werden danach klassifiziert, ob sie mit den Soll-Prozessen übereinstimmen (Fit) oder ob sie davon abweichen (Gaps)
  • Hier kategorisieren wir auch die WRICEF-Objekte und legen die Konfigurationen, benötigte Schnittstellen und Erweiterungen fest
• Delta Design Workshop:  
  
  • Wir bereiten Ihnen für jeden Gap einen Lösungsvorschlag inkl. dem modellierten Prozess vor
  • Alle Anforderungen, Gaps, Konfigurationen und WRICEF-Objekte werden als Elemente im Backlog aufgenommen
• Prozessmodellierung:
  
  • Die Prozessmodelle, die in der Prozessliste enthalten sind, werden von uns verifiziert
  • Bei Bedarf werden die Prozessmodelle um- oder neumodelliert
• Anforderungsbeschreibung:
  
  • Hier werden alle Anforderungen auf Basis der Prozesse mithilfe von Cloud ALM erfasst
  • Alle Fits werden in Cloud ALM dokumentiert und Ihnen freigegeben
  • Alle Gaps werden in einer Functional Design Specification (FDS) dokumentiert und Ihnen freigegeben - diese vermerkt die Anforderungen und wie der Gap zum Soll-Prozess geschlossen werden soll
• Schnittstellen:
  
  • Wir klären mit allen relevanten Stakeholdern die Zusammenarbeit hinsichtlich der Schnittstellen
  • Mithilfe einer RACI-Matrix, die die Rollen und Verantwortlichkeiten festhält, wird die Realisierung der Schnittstellen in der nächsten Phase vorbereitet

• Berechtigungen:  
  
  • Alle Berechtigungen erfassen wir in einem Konzept – dieses nutzen wir in der nächsten Phase
  • Ihre Key User werden von uns zu den Berechtigungen gemäß der RACI-Matrix geschult
• Formulare:  
  
  • Die Anforderungen für Formularanpassungen werden von uns erfasst – diese nutzen wir in der nächsten Phase
  • Ihre Key User werden von uns zu den Formularanpassungen gemäß der RACI-Matrix geschult
• Datenmigration:
  
  • Wir erstellen ein Datenmigrationskonzept – dieses nutzen wir für die Datenmigration in der nächsten Phase
  • Ihre Key User werden von uns zur Datenmigration gemäß der RACI-Matrix geschult
• Entwicklungs- und Testsystem:  
  
  • Das Entwicklungs- und Testsystem sind für die nächste Phase bereitgestellt
  • Wir haben allen relevanten Personen einen Zugriff auf die Systeme eingerichtet
• Testplanung:
  
  • Wir definieren und dokumentieren das Testkonzept
  • Die Testfälle für die nächste Phase werden von Ihren Teilprojektleitern textlich skizziert
• Sprintplanung:
  
  • Alle Sprints werden inkl. der jeweiligen Anforderungen zur Realisierung eingeplant
  • Das Vorgehen der Realisierungsphase wird abgestimmt und der Kick-Off wird terminiert
• Backlogabnahme:
  
  • Alle Anforderungen hinsichtlich Fits und Gaps als auch weitere Backlog-Elemente werden von Ihnen freigegeben
  • Das Projektbudget wird auf Basis der FDS validiert

Alle Anforderungen werden realisiert und von Ihnen abgenommen, der Integrationstest wird vorbereitet und durchgeführt und der Go-Live wird vorbereitet. Alle Aktivitäten werden gemäß einer agilen Vorgehensweise in Sprints durchgeführt:

• Realisierung der Anforderungen:
  
  • Die freigegebenen Anforderungen aus der Backlogabnahme werden realisiert – diese werden insbesondere für den Integrationstest benötigt
  • Nicht bis zum Integrationstest realisierbare Anforderungen werden danach beurteilt, ob diese kritisch für den Go-Live ist und ob ein Workaround existiert bzw. auf diese verzichtet werden kann, und ob der Integrationstest dadurch gestört wird
  • Alle realisierten Anforderungen werden in Cloud ALM (bei Fits) oder in einer Technical Design Specification (TDS) (bei Gaps) dokumentiert
  • Die realisierten Anforderungen übergeben wir Ihnen in einem gesonderten Termin
• Test & Abnahme der Anforderungen:
  
  • Sie testen alle realisierten Anforderungen in Funktionstests durch – als Testbasis dienen die FDS/TDS
  • Nach einem erfolgreichen Test nehmen Sie alle Anforderungen ab
• Train the Trainer:  
  
  • Ihre Key User werden durch Termine und Coachings befähigt, Endanwender zu schulen
  • Das Konzept für die Endanwenderschulung wird definiert
• Vorbereitung Integrationstest:
  
  • Die Testfälle für den Integrationstest werden durch die Teilprojektleiter und die Projektleitung definiert – hier sollten mindestens die relevantesten Kernprozesse berücksichtigt werden
  • Die Testfälle werden durch die Key User validiert und die Testpläne werden erstellt
  • Alle Tools, die Methodik und die Dokumentationsgrundlage für den Integrationstest werden von der Projektleitung vorbereitet und an das Projektteam kommuniziert
  • Der Ablauf des Integrationstest wird zeitlich und räumlich abgesteckt
  • Das Projektteam wird über das Ziel des Integrationstests informiert – dieser dient der Prüfung des Verständnisses des Kunden in Bezug auf den Ablauf der ERP-Implementierung, der Datenqualität und des Systemstatus
• Systembereitstellung:
  
  • Das System und die Mandanten werden technisch für den Integrationstest bereitgestellt - dort werden auch die realisierten Anforderungen installiert
  • Die Datenmigration wird gemäß dem Produktivsystem durchgeführt – damit stehen die Daten für alle relevanten Testfälle bereit
  • Das Berechtigungskonzept wird realisiert – so können sich alle am Integrationstest beteiligten Personen am System anmelden und besitzen die relevanten Berechtigungen
  • Alle Um- und Subsysteme werden angebunden und sind für den Integrationstest vorbereitet
• Technisches Cut-Over:
  
  • Alle technischen Cut-Over-Tätigkeiten (Vorbereitung des Produktivsystems, Datenmigration, Vorbereitung der Abschaltung des Alt-Systems, Festlegung von Fallback-Szenarien) werden vorbereitet und stehen für den Integrationstest zur Verfügung
  • Nach dem Integrationstest werden die Aktivitäten zu einer vollständigen Übersicht ergänzt
• Business Cut-Over:  
  
  • Die Vorgehensweise zum Business Cut-Over (Endanwenderschulungen, Testen der Geschäftsprozesse, Konzept für Go-Live Entscheidung und Kommunikation, Berechtigungen, Hypercare-Phase nach Go-Live, Fallback-Szenarien) wird in einem Grobkonzept festgehalten
    
  • Nach dem Integrationstest werden die Aktivitäten zu einer vollständigen Übersicht ergänzt
• Durchführung Integrationstest:
  
  • Der Test wird gemäß den zuvor definierten Testfällen durchgeführt
  • Alle Testergebnisse werden inkl. Fehlern dokumentiert und nach Fehlerklassen gemäß Vertrag klassifiziert
  • Die aufgenommenen Fehler werden behoben
• Change Management:
  
  • Ihr Unternehmen wird auf die organisatorischen Veränderungen vorbereitet
  • Vorbereitung Deployphase: Ein Go-Live Check wird bei SAP beauftragt

Hier planen wir den Go-Live und bereiten die finale Datenmigration vor. Außerdem erhalten alle User die nötigen Berechtigungen sowie Anwenderschulungen und wir schließen alle Cut-Over-Tätigkeiten ab:

• Go-Live Planung:
  
  • Eine Personaleinsatzplanung wird aufgestellt, um sicherzustellen, dass zum Go Live genügend Ressourcen seitens des Kunden und Innovabee zur Verfügung
  • Der Ablauf wird im Rahmen des Cut-Over Plans festgehalten und geplant
• Datenmigration in das Produktivsystem:
  
  • Die Datenmigration wird manuell und maschinell gemäß des Cut-Over Plans für alle relevanten Stammdatenobjekte und Bewegungsdaten durchgeführt
  • Wir stellen alle offenen Vorgänge im System bereit
  • Alle migrierten Objekte stehen Ihnen im Produktivsystem zur Verfügung und werden von Ihnen geprüft, dokumentiert und freigegeben
• Berechtigungen:
  
  • Alle User werden im System angelegt und freigeschaltet
  • Das Berechtigungskonzept wird umgesetzt und steht Ihren Usern zur Verfügung
• Cut Over:  
  
  • Alle Tätigkeiten werden laut technischem und Business Cut-Over Plan abgeschlossen
  • Das Produktivsystem wird funktionsfähig zur Verfügung gestellt
  • Alle relevanten Transporte in das System werden übernommen
  • Das System, die Buchungskreise und die Um- und Subsysteme werden produktiv gestellt
• Endanwenderschulung:
  
  • die Endanwenderschulungen werden von Ihren Key Usern durchgeführt
• Go-Live Entscheidung:
  
  • Eine positive Entscheidung zum Go-Live wird getroffen
• Vorbereitung Run-Phase:  
  
  • Die Hypercare-Phase nach dem Go-Live wird geplant
  • Der Support und die Weiterentwicklung des Kunden nach der Hypercare-Phase werden festgesetzt
  • Die Support-Organisation inkl. dem Support-Prozess beim Kunden werden definiert, um angewendet werden zu können

Nach der Produktivsetzung unterstützt unser Customer Success Management Sie weiterhin bei der Arbeit mit dem neuen System. Wir prüfen gemeinsam die Neuerungen der SAP-Releases, um zu identifizieren, welche Innovationen für sie relevant sind. Daraus ableitend setzen wir Änderungswünsche um und optimieren gemeinsam Ihre Prozesse. Außerdem ist unser Support für alle Ihre Anfragen bereit.