Gestalter der Zukunft:

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Und genau darum geht es beim Thema Key User, speziell bei SAP-Cloud-ERP-Projekten. Damit diese Projekte von Anfang an rund laufen, zügig Geschwindigkeit aufnehmen und auch erfolgreich abgeschlossen werden können, sind Key User die entscheidende Ingredienz.</p> <p style="text-align: left;">Aber wer sind diese Key User überhaupt und warum sind sie so wichtig für den Erfolg Cloud-ERP-Projekts? Key User sind Mitarbeitende, die</p> <ul style="padding-left: 1.5rem; list-style-type: disc;"> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">von Geschäfts- und/oder Projektleitung ausgewählt wurden und die im optimalen Fall über sehr gute Grundkompetenzen verfügen, sei es hinsichtlich fachlichem Know-how, Prozesswissens oder auch SAP-Kenntnissen,</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">die das Unternehmen gut kennen: Sie wissen, wie die Ist-Prozesse aussehen und wie die Soll-Prozesse gestaltet werden sollen,</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">über eine langjährige Berufserfahrung verfügen, auch wenn wir bei Innovabee es ebenfalls schätzen, wenn durch jüngere Kollegen frischer Wind in die Projekte gebracht wird – Stichwort „Blick über den Tellerrand“.</li> </ul> <p style="text-align: left;">Fakt ist: Ohne die Key User ist es schwer bis nahezu unmöglich, ein SAP-Cloud-ERP-Projekt zielgerichtet zu starten und zu Ende zu bringen. Wir machen oft die Erfahrung, dass Key User es toll und wertschätzend finden, „ausgewählt“ worden zu sein und die Chance zu haben, die Zukunft tatsächlich mitgestalten zu können. Wie sieht ein Prozess heute aus, was läuft gut und wo hakt es? Wie soll es in Zukunft laufen? Und was müssen wir ändern?</p> <p style="text-align: left;">All das sind Fragen, mit denen alle Projektbeteiligten konfrontiert sind. Und um von Beginn an proaktiv und effizient mitarbeiten zu können, ist es einerseits dringend erforderlich, das Unternehmen sehr gut zu kennen, anderseits müssen alle Ideen und Wünsche auch umgesetzt werden. Und genau dafür – für den Schritt von der Theorie in die Praxis – müssen Key User auch motivieren können, damit aus Gesprochenen und Dokumentationen tatsächlich Realität wird. Insbesondere bei Cloud-ERP-Projekten im Mittelstand sind gute Key User immens wichtig, schließlich ist zum einen die Mitarbeitendenzahl im Unternehmen nicht unendlich, zum anderen sind sie im Tagesgeschäft stark eingebunden.</p> </div> </div> </section> <section style="background-color: #f2f5f8; width: 100%; margin-top: 0px; margin-bottom: 20px;"> <div class="custom-container" style="background-color: transparent;"> <div class="offset-block"> <h2 style="text-align: left;">Der SAP-Cloud-ERP-Start: Kick-off und persönliches Kennenlernen</h2> <p style="text-align: left;">Um überhaupt zu verstehen, um was es sich bei SAP Cloud ERP oder auch SAP Cloud ERP Private handelt, findet mit den Key Usern ein Kick-off statt. Hier werden via Starter System die SAP Best Practices beispielsweise für Vertriebs-Prozesse innerhalb eines SAP Cloud ERP (ehemals SAP S/4HANA Public Cloud Edition) gezeigt. Diese sind auch bekannt unter dem Namen „Scope Items“. Dazu zählt beispielsweise das Scope Item BD9 “Verkauf ab Lager“. Hierbei können die User alle Prozesse, die relevant für ihr Unternehmen sind, mit den existierenden Stammdatensätzen und so genannten Testskripten einmal durchspielen, etwa eine Auslieferung. So können sie quasi „in echt“ sehen und verstehen, wie der neue Prozess abläuft und wie die Logiken und Organisationsstrukturen dahinter aufgebaut sind.</p> </div> </div> </section> <section style="background-color: #f2f5f8; width: 100%; margin-top: 0px; margin-bottom: 20px;"> <div class="custom-container" style="background-color: transparent;"> <div class="offset-block"> <h2 style="text-align: left;">Explore-Phase: Wenn Key User praktische Erfahrungen im neuen System sammeln</h2> <p style="text-align: left;">Ab hier wird es dann richtig spannend, denn erste Workshops finden statt. Sprich, die Key User sind maximal gefordert, denn schließlich gilt es nun, alle Anforderungen des Unternehmens oder eben nur eines Bereichs vollumfänglich für die Dokumentation zu nennen – damit wir bei Innovabee später auch von A bis Z wissen, was im neuen SAP-Cloud-ERP umgesetzt werden sollen. Und das ist nicht nur eine sehr wichtige Aufgabe, sondern tatsächlich auch eine große Herausforderung: Standardprozesse, aber auch die berühmte Ausnahme von der Regel wie Sonderfälle – zum Beispiel der Streckenprozess – müssen beachtet, durchdacht und aufgenommen werden. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die große Mehrheit in der Realisierungsphase oder spätestens der Testphase bemerkt, dass wohl doch etwas vergessen wurde: aufgrund der Flexibilität eines Cloud-ERP können wir dies aber gemeinsam lösen.</p> </div> </div> </section> <section style="background-color: #f2f5f8; width: 100%; margin-top: 0px; margin-bottom: 20px;"> <div class="custom-container" style="background-color: transparent;"> <div class="offset-block"> <h2 style="text-align: left;">IT-Dienstleister mit Branchenexpertise wissen, worauf es ankommt</h2> <p style="text-align: left;">Bei Innovabee liegt der Fokus auch immer auf branchenspezifischen Besonderheiten: Erstens kennen wir uns in unseren Key-Branchen Chemie und Kosmetik, Food und Fahrradbranche sehr gut aus und wissen daher zweitens auch ganz genau, auf welche „Wunde“ wir unseren Finger legen müssen. Für die Chemie-Branche spielen unter anderem alle Prozesse zur Gefahrstoffabwicklung eine immens wichtige Rolle, genauso wie die Themen MHD-Verlängerung und Chargenrückverfolgung immer in den Branchen Lebensmittel, Chemie und Kosmetik anzutreffen sind. Beim Thema Chargen-Rückverfolgung beispielsweise schaffen wir es meist sehr schnell, mittels Audit-Management Begeisterung zu wecken, denn schließlich können Anwender damit per Mausklick alle benötigten Informationen und Status im System finden und nachvollziehen – im Gegensatz zu früher, wo alle zugehörigen Informationen meist mühselig über verschiedene Personen und Kanäle zusammengesucht werden mussten.</p> <p style="text-align: left;">Was in allen IT- und Public-Cloud-Projekten aber nicht außer Acht gelassen werden darf, und da sind wir als Experten gefragt: Es ist immer wichtig zu unterscheiden, was nun ein Must-have und was Nice-to-have ist. Denn exakt dieses Verständnis ist neben dem Kennenlernen der SAP Best Practices, dem Verständnis für den SAP-Standard – Stichwort Fit2Standard – und ggf. der Modellierung der Prozesse, der Anforderungsdokumentation und dem Testen, Kommunizieren und Schulen schlicht essenziell und erfolgsentscheidend.</p> </div> </div> </section> <section style="background-color: #f2f5f8; width: 100%; margin-top: 0px; margin-bottom: 20px;"> <div class="custom-container" style="background-color: transparent;"> <div class="offset-block"> <h2 style="text-align: left;">Cloud-Mindset und Fit2Standard gehen Hand in Hand</h2> <p style="text-align: left;">Nachdem Starter System und Scope Items sowie die ersten Workshops abgeschlossen sind, starten die Show-and-Tell-Sessions in der so genannten Realize-Phase: Hier zeigen wir hands-on im System, wie der neue Prozess aussieht und wie er optimal abläuft bzw. durchgebucht wird. Eigenständige Dokumentation sowie ausführliches Testen durch die Key User sind hier sehr wichtig, denn sie wiederum müssen ja ihre Kollegen schulen: und dafür muss man wirklich Zeit investieren, das ist tatsächlich das A und O. Denn im Gegensatz zur Rolle des Endanwenders oder IT-Beraters hat der Key User die Verantwortung für die Zukunft und auch eine gewisse Entscheidungsmacht. Außerdem muss er mit dafür sorgen, dass das System am Ende so funktioniert, wie es das Unternehmen benötigt.</p> </div> <div style="text-align: center; margin: 1.5rem 0;"><a href="https://cdn.prod.website-files.com/68ffbb1d2a6455e8202f8d3e/69d494af0c7dfef2adaea71c_Icon_Person-1.png" class="blog-lightbox-trigger" onclick="event.preventDefault();var o=document.createElement('div');o.className='blog-lightbox-overlay';o.innerHTML='<img src=&quot;https://cdn.prod.website-files.com/68ffbb1d2a6455e8202f8d3e/69d494af0c7dfef2adaea71c_Icon_Person-1.png&quot; alt=&quot;&quot;>';o.onclick=function(){this.remove()};document.body.appendChild(o)" style="display: block; cursor: zoom-in;"><img src="https://cdn.prod.website-files.com/68ffbb1d2a6455e8202f8d3e/69d494af0c7dfef2adaea71c_Icon_Person-1.png" alt="Image" class="blog-img-719376e8-4940-4cde-842d-d030e33de37e" style="max-width: 100%; width: 100%; height: auto; border-radius: 8px; display: block; margin: 0 auto;"></a></div> </div> </section> <section style="background-color: #f2f5f8; width: 100%; margin-top: 0px; margin-bottom: 20px;"> <div class="custom-container" style="background-color: transparent;"> <div class="offset-block"> <h2 style="text-align: left;">Welche 7 Qualifikationen und Soft Skills sollten Key User mitbringen?</h2> <ul style="padding-left: 1.5rem; list-style-type: disc;"> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Gute Fachkenntnisse, Prozessverständnis, optimalerweise technikaffin</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Fokussierte und organisierte Arbeitsweise</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Im besten Fall Projekterfahrung und langjährige Berufserfahrung (5 Jahre)</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Denkt „out of the box”</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Gute Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Motiviert Kolleginnen und Kollegen abteilungsübergreifend und überzeugt von SAP</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Kann verständlich erklären und gut schulen</li> </ul> </div> </div> </section> <section style="background-color: #f2f5f8; width: 100%; margin-top: 0px; margin-bottom: 20px;"> <div class="custom-container" style="background-color: transparent;"> <div class="offset-block"> <h2 style="text-align: left;">Warum out-of-the-box-Denken unverzichtbar ist</h2> <p style="text-align: left;">Nicht alle Veränderungen werden positiv aufgenommen: Ein neues ERP etwa im Umfeld einer Public-Cloud-Einführung kann immer auch dazu führen, dass Prozesse bzw. To-Do’s von einer Abteilung zu einer anderen „wandern“. Das ist beispielsweise der Fall, wenn man festgestellt hat, dass getreu Fit2Standard eine Produktion den Prozess besser abdecken würde als bisher Logistik oder Einkauf. Hier muss der Key User also nicht nur dafür sorgen, dass sein eigener „Wirkungskreis“ reibungslos funktioniert, sondern auch – und hier kommt der Begriff End2End-Szenario zum Tragen –, dass das Zusammenspiel auch abteilungsübergreifend reibungslos funktioniert. Insbesondere bei SAP-Cloud-ERP-Projekten gibt es so viele integrative Themen, zum Beispiel den Materialstamm, und dann gilt: Auch wenn sich unter Umständen für eine Person etwas verändert oder gar „verschlechtert“, muss immer das große Ganze betrachtet werden – und das ist dann meistens das Beste für das Gesamtunternehmen. Dies ist ein wichtiger Aspekt, den es in der Realize-Phase zu beachten gilt, in welcher ja auch immens und integrativ über alle Bereiche hinweg getestet wird, von Einkauf und Logistik über Produktion und Qualitäts-Management bis hin zum Verkauf und der Buchhaltung.</p> </div> </div> </section> <section style="background-color: #f2f5f8; width: 100%; margin-top: 0px; margin-bottom: 20px;"> <div class="custom-container" style="background-color: transparent;"> <div class="offset-block"> <h2 style="text-align: left;">Deploy-Phase: Endanwender kommen ins Spiel</h2> <p style="text-align: left;">Nach den erfolgreichen Integrationstests bereiten wir in dieser Phase gemeinsam mit den Kunden das Produktivsystem vor und schulen parallel die Endanwender, die zum baldigen Go-Live ready sein müssen. Zum Einsatz kommt hier das Train-the-Trainer-Konzept, denn die Schulung der Endnutzer liegt alleine beim Key User. Natürlich unterstützen wir situativ, aber in der Mehrzahl der Fälle kommen die Kunden gut alleine zurecht. In der anschließenden Hypercare-Phase, wo wir Berater teils noch bis zu zwei Wochen beim Kunden vor Ort sind, wird dann noch einmal ganz genau geschaut und geprüft, ob alles passt: Werden Stammdaten korrekt angelegt? Wird richtig gebucht?</p> </div> <div style="text-align: center; margin: 1.5rem 0;"><a href="https://cdn.prod.website-files.com/68ffbb1d2a6455e8202f8d3e/69d494af0c7dfef2adaea71c_Icon_Person-1.png" class="blog-lightbox-trigger" onclick="event.preventDefault();var o=document.createElement('div');o.className='blog-lightbox-overlay';o.innerHTML='<img src=&quot;https://cdn.prod.website-files.com/68ffbb1d2a6455e8202f8d3e/69d494af0c7dfef2adaea71c_Icon_Person-1.png&quot; alt=&quot;&quot;>';o.onclick=function(){this.remove()};document.body.appendChild(o)" style="display: block; cursor: zoom-in;"><img src="https://cdn.prod.website-files.com/68ffbb1d2a6455e8202f8d3e/69d494af0c7dfef2adaea71c_Icon_Person-1.png" alt="Image" class="blog-img-e1ea6b13-5d84-4776-bc27-add21986bb4d" style="max-width: 100%; width: 100%; height: auto; border-radius: 8px; display: block; margin: 0 auto;"></a></div> </div> </section> <section style="background-color: #f2f5f8; width: 100%; margin-top: 0px; margin-bottom: 20px;"> <div class="custom-container" style="background-color: transparent;"> <div class="offset-block"> <h2 style="text-align: left;">Good to know: Was Key User immer beachten müssen</h2> <ul style="padding-left: 1.5rem; list-style-type: disc;"> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Projekttätigkeit vs. Arbeitsalltag</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Ressourcen-/Kapazitätsplanung</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Organizational Change Management</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Ist- vs. Sollprozesse</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Must-have vs. Nice-to-have</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Erkenntnis, Verständnis & Cloud Mindset: SAP funktioniert anders als das bisherige ERP-System</li> <li style="margin-bottom: 0.5rem;">Berücksichtigung aller notwendigen Anforderungen in den ersten Workshops</li> </ul> <p style="text-align: left;">Und ebenfalls von großer Bedeutung – und dieser Fakt wird angesichts der vielen IT-lastigen Fragen manchmal zu Unrecht etwas vernachlässigt: Key User sind auch in „psychologischer“ Hinsicht relevant für ein Projekt. Sie sind in Zeiten vieler und vor allem auch schneller Veränderungen in Unternehmen quasi der Polarstern für alle anderen Mitarbeitenden, die sich an ihnen orientieren und sich zum Vorbild nehmen können.</p> </div> </div> </section> </div>