Sie waren die Early Adopter unter den SAP S/4HANA-Usern: Innovabee-Kunden wie die Budich-Gruppe, Sonnentracht oder trendtours. Nun steht für viele von ihnen das Thema Upgrade auf dem Plan. Ein ganz pragmatischer Grund dafür liegt in der Roadmap von SAP S/4HANA begründet: Nach 5 Jahren läuft in diesem Jahr die Phase der Mainstream-Wartung für das Release 1610 aus. Für das erste Release 1511 war bereits im Dezember 2020 das „End of Mainstream Maintenance“ gekommen.
Aber es gibt noch einen wesentlich wichtigeren Grund für ein Upgrade auf die aktuellste Version der ERP-Lösung: Mit jedem neuen Release von SAP S/4HANA kommen neue Funktionen in den Kern der Lösung, werden zusätzliche – vormals separate Anwendungen – in SAP S/4HANA integriert und sind intelligente Technologien wie Predictive Analytics oder Machine Learning mit SAP S/4HANA nutzbar.
Das volle Potenzial von SAP S/4HANA ausschöpfen
Einen Überblick über die jeweils aktuellsten Neuerungen bietet der What’s New Viewer von SAP, geplante Innovationen listet die SAP Roadmap auf. Wenn es darum geht herauszufinden, welche der vielen SAP-Innovationen wirklich relevant und gewinnbringend für Ihr Unternehmen sind, leistet der SAP Pathfinder wertvolle Dienste.
Hinter dem Pathfinder verbirgt sich ein Report, der Unternehmen dabei hilft, das Optimierungspotenzial ihres SAP-Systems bestmöglich auszuschöpfen. Er liefert unter anderem Antworten auf die folgenden Fragen:
- Welche Apps, Add-ons, SAP S/4HANA-Szenarien oder Cloud-Erweiterungen sind aufgrund der heutigen Nutzung meines SAP-Systems sinnvoll?
- Wo gibt es Optimierungspotenziale in der Nutzung von SAP S/4HANA?
- Wie kann ich SAP Digital Business Services am besten nutzen, um Innovationen umzusetzen oder Geschäfts- oder IT-Prozesse zu optimieren?
Alle drei Tools unterstützen dabei, das Upgrade-Potenzial für Ihr Unternehmen ganz individuell zu beurteilen. In jedem Fall trägt aber ein Upgrade dazu bei, das volle Potenzial von SAP S/4HANA und damit auch bereits getätigte Investitionen noch besser auszuschöpfen.
Dabei ist es wichtig zu erwähnen, dass ein Upgrade nicht zwingend erst am Ende der Mainstream-Wartung erfolgen muss. Ein Upgrade kann ebenso gut auch Teil einer SAP S/4HANA-Implementierung sein, zum Beispiel wenn innerhalb der Projektlaufzeit ein neues Release auf den Markt kommt, das Funktionen enthält, die Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bieten.
Prozessoptimierung sollte immer ein Thema sein – nicht nur am Wartungsende
Es kann aber auch einige Zeit nach der Produktivsetzung erfolgen und Teil eines Projektes sein, in dem die Geschäftsprozesse ganz gezielt optimiert und an den Best Practices von SAP S/4HANA ausgerichtet werden. Oder aber es steht tatsächlich am Ende der Mainstream-Wartung und hat den ganz pragmatischen Grund, technologisch auf dem aktuellen Stand zu sein.
Dementsprechend unterscheidet man bei SAP S/4HANA zwischen einem technischen und einem funktionalen Upgrade.
- Ein technisches Upgrade konzentriert sich auf systemseitige Änderungen und lässt die Prozesse eines Unternehmens außen vor. In erster Linie geht es darum, bei Korrekturen und Sicherheitspatches auf dem neuesten Stand zu bleiben und mit einer von SAP unterstützten Version von SAP S/4HANA zu arbeiten. Bereits dieser technische Ansatz trägt aber dazu bei, die Leistung der Lösung zu verbessern und die Architektur zu vereinfachen.
- Ein funktionales Upgrade dient zusätzlich auch der Aktivierung neuer nutzbringender Apps und Funktionen und im Idealfall auch der Optimierung der Geschäftsprozesse – die sich dabei an den neuen Möglichkeiten der aktuellen Version von SAP S/4HANA orientiert. Ein funktionales Upgrade bringt also einen erheblichen Mehrwert mit sich, erfordert aber auch mehr Zeit, weil der Umsetzung von Neuerungen und der Vereinfachung von Prozessen eine eingehende Nutzenanalyse vorausgehen sollte.
Innovabee unterstützt Sie gerne bei der Vorbereitung und Umsetzung Ihres Upgrade-Projekts. Dafür erläutern wir Ihnen die neuen und geänderten Funktionen von SAP S/4HANA und zeigen Ihnen den Mehrwert für Unternehmen auf. Auch bei der Implementierung und den technischen Aspekten eines Releasewechsels sind wir mit unseren Erfahrung aus zahlreichen SAP S/4HANA-Projekten gerne für Sie da.
Dafür nutzen wir SAP-Standardtools wie den SAP Pathfinder, um Ihr System zu analysieren und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Anschließend wird das Upgrade zunächst im Entwicklungssystem durchgeführt. Auf dieser Basis analysieren wir die Nachwirkungen des Updates und beheben mögliche Probleme. Das eigentlich Update im Produktivsystem ist dann nur noch Formsache.
Interview mit Sebastian Rost, IT-Leiter bei der Budich-Gruppe
Budich will mit dem Upgrade auf SAP S/4HANA 2020 seine Prozesse optimieren
Herr Rost, Sie haben 2016 als einer der ersten Kunden SAP S/4HANA bei Budich eingeführt. Was waren die Gründe, jetzt auf das neueste Release 2020 zu wechseln?
Eigentlich gab es zwei Gründe: Zum einen wollten wir natürlich in der Wartung bleiben, aber der primäre Grund war, dass wir die neuen Funktionen, die mit dem Release 2020 zur Verfügung standen, nutzen wollten. Das sind zum Beispiel Themen wie das erweiterte Reporting oder die interaktive Kacheln für das Fiori-Launchpad, die mit dem Release 1610 noch nicht zur Verfügung standen.
Wie haben Sie die neuen Funktionen bewertet und entschieden, welche Sie davon nutzen?
Wir haben vorab über ein Testsystem von Innovabee evaluieren können, welche Kacheln und Funktionen neu hinzugekommen sind. Anschließend haben wir uns von den Innovabee-Beratern die Top 5‑Highlights je Bereich zeigen lassen und sind jetzt in der Findung, welche davon wir nutzen werden. Teilweise sind sie schon auch im Einsatz, da dafür nur ein Service aktiviert werden musste. Die restlichen Funktionen werden sukzessive customized.
„Wir haben uns zum einen Verbesserungen bei den Themen Auswertung und interaktive Kacheln erhofft und zum anderen die Nutzung von Funktionen, die es jetzt als native Fiori-Kacheln gibt, die es vorher so nicht gab.“Sebastian Rost| IT-Leiter, Budich-Gruppe
Welche Erwartungen hatten Sie und Ihre Nutzer an das neue Release?
Wir haben uns zum einen Verbesserungen bei den Themen Auswertung und interaktive Kacheln erhofft und zum anderen die Nutzung von Funktionen, die es jetzt als native Fiori-Kacheln gibt, die es vorher so nicht gab. Ich denke an Themen wie Einstieg und Dashboards, die direkt an die relevanten Stelle im System verzweigen.
Welche der neuen Themen möchten Sie tatsächlich umsetzen?
Primär sind es zunächst die „Quick Wins“, die wir nutzen möchten, also Themen wie Usability. Danach möchten wir weitere Verbesserungen umsetzen. Wenn man die neuen Kacheln prozessual nutzen will, muss man noch einmal tiefer einsteigen, weil das teilweise Themen sind, die mit einem größeren Customizing-Aufwand verbunden sind.
Wir haben bei der Einführung von SAP S/4HANA 1610 gesagt: Wir legen zunächst die Basis und entwickeln anschließend das System kontinuierlich weiter. Genauso wollen wir es mit dem Release 2020 auch handhaben. Wir haben zunächst das Upgrade umgesetzt und wissen, was mit dem neuen Release alles möglich ist. Wir wissen aber auch, dass man für die Umsetzung von Neuerungen teilweise auch die Prozesse anpassen muss und wollen das nach Prüfung sukzessive realisieren, um das Wachstumspotenzial von S/4HANA bestmöglich zu nutzen. Perspektivisch werden wir einen Großteil der neu vorgestellten Funktionen definitiv auch nutzen.
„Wir wissen, dass man für die Umsetzung von Neuerungen teilweise auch die Prozesse anpassen muss und wollen das nach Prüfung sukzessive realisieren, um das Wachstumspotenzial von S/4HANA bestmöglich zu nutzen.“Sebastian Rost| IT-Leiter, Budich-Gruppe
Wie läuft ein SAP‑S/4HANA-Upgrade ab? Welche Schritte sind dafür notwendig
Wir haben zunächst eine Systemkopie unseres Produktivsystems gemacht und es als Testsystem eingebunden, sodass die Kollegen in der Testphase mit ihren aktuellen Daten die Tests durchführen können. Dann haben wir über unseren Basis-Dienstleister ein Kernel-Update umgesetzt. Im Vorfeld hatten wir geprüft, ob eine Anpassung aus dem 1610-Release, bei der es um die Synchronisation von Planungsrezepten aus dem RD ging, ggf. von dem Update tangiert wird.
Als das geklärt war, haben wir unser Entwicklungssystem einem Update unterzogen. Danach ist das System inklusive der entsprechenden Jobs in unser Testsystem transportiert worden. Mit dem Feedback der Key User haben wir dann noch kleinere Anpassungen umgesetzt und konnten an einem Wochenende die Installation für das Produktivsystem umsetzen und am Montagmorgen mit dem Release 2020 starten.
Kann man daraus schließen, dass der Umstellungs- und der Testaufwand deutlich geringer ausfällt als bei einer Neueinführung?
Im Zuge der Neueinführung von SAP S/4HANA 1610 haben wir einen Testfallkatalog für die Fachbereiche erstellt, der seitdem sukzessive erweitert worden ist. In dieser Zeit haben wir zwei FPS-Updates (Feature Package Stack) realisiert und in dem Zuge die Testfallkataloge noch einmal an die veränderten Prozesse angepasst, so dass man jetzt auf diesen Katalog aufbauen konnte. Hätten wir diesen Katalog nicht gehabt, wäre der Testaufwand sicher größer ausgefallen.
Wie hat Sie Innovabee bei dem Upgrade-Projekt unterstützt?
Innovabee hat uns zum einen beratend durch seine Expertise im SAP S/4HANA-Umfeld unterstützt. Hier hing es vor allem darum, die neuen und für uns relevanten Funktionen aufzubereiten und zu evaluieren. Aber auch beim technischen Upgrade – also bei den Jobeinstellungen oder beim Programmieren von UI5-Jobs hat uns Innovabee ganz wesentlich unterstützt.
Insgesamt haben wir sowohl mit unserem Basisdienstleister als auch mit Innovabee sehr gute Dienstleister an der Hand gehabt, die mir ihrer Expertise dazu beigetragen haben, dass das Projekt so schnell und reibungslos über die Bühne ging.
„Innovabee hat uns zum einen beratend durch seine Expertise im SAP S/4HANA-Umfeld unterstützt. […] Aber auch beim technischen Upgrade – also bei den Jobeinstellungen oder beim Programmieren von UI5-Jobs hat uns Innovabee ganz wesentlich unterstützt.“Sebastian Rost| IT-Leiter, Budich-Gruppe
Wieviel Zeit muss sollte man für ein Upgrade auf die aktuellste Version von SAP S/4HANA einplanen?
Wir haben zunächst einmal ein technisches Upgrade gemacht und die Prozesse so übernommen, wie sie waren. Und wir haben uns strikt am Zeitplan ausgerichtet. Dadurch konnten wir das Projekt in der vorgesehenen Zeit von knapp vier Monaten umgesetzt. Darin sind allerdings alle organisatorischen Schritte rund um den Upgrade bereits enthalten. Die reine Upgradezeit – also die technische Umstellung – ist deutlich kürzer und dauert in der Regel wenige Wochen.
Wenn man im Zuge eines Upgrades auch seine Prozesse anfasst und Anpassungen vornimmt, braucht man sicherlich länger, da dann auch die Organisation mitgenommen werden muss. Für uns war es eine primär technische Umstellung, so dass wir das Projekt schnell umsetzen konnten.
Prinzipiell sollte man sich vor einem solchen Projekt überlegen, ob man zunächst die Basis schaffen und dann im Nachgang Optimierungen umsetzen möchte oder ob man Optimierungen im Zuge des Updates umsetzen will, was natürlich aufwändiger ist. Wir haben uns für die erste Option entschieden, das heißt dafür, neue Funktionen nach und nach umzusetzen und so das System kontinuierlich zu optimieren.
„Wenn der Nutzen durch die Einführung eines neuen Prozesse oder die Änderung eines bestehenden Prozesses gegeben ist, dann sollte man diesen Schritt auf jeden Fall gehen.“Sebastian Rost| IT-Leiter, Budich-Gruppe
Würden Sie dafür nötigenfalls auch Ihre Prozesse ändern?
Auf jeden Fall. Wenn der Nutzen durch die Einführung eines neuen Prozesse oder die Änderung eines bestehenden Prozesses gegeben ist, dann sollte man diesen Schritt auf jeden Fall gehen. Auch die User sind meist sehr offen, wenn durch eine neue Funktion die tägliche Arbeit oder die Kommunikation besser wird. Insofern wollen wir das auf jeden Fall angehen und das volle Potenzial von SAP S/4HANA 2020 für unser Unternehmen auch nutzen.
Von welchen Verbesserungen profitieren Sie heute schon?
Da wir zunächst die technische Umstellung angegangen sind, profitieren wir vor allem von einer besseren Performance. Auch die Kacheln, die sich auf das Reporting beziehen, werden häufiger und umfassender genutzt.
Perspektivisch sehen wir einen großen Vorteil in der Nutzung der nativen Fiori-Kacheln und in der Tatsache, dass Kacheln getauscht werden können.
